ضرورت دارد تا زمانی که گذرنامه ها در موسسه می باشد و به مکاتب منتقل نشده است مدیر یا معاون کاروان دوروز بعد از ورود به مکه مکرمه جهت کنترل تعداد گذر نامه ها ی زائران وعوامل کاروان خود و حصول اطمینان از وجود تمامی گذر نامه ها بادردست داشتن مهر کاروان ، کارت شناسایی و لیست زائران که شماره گذرنامه در ان درج شده به محل موسسه مطوفین حجاج ایران در مکه مکرمه مراجعه ودرصورت کامل بودن اسامی چاپ نهایی را از موسسه اخد ونزد خود نگاه دارد.
این کار در طول شبانه روز امکان داردولی بهترین زمان مراجعه بین ساعت 17 تا 23 می باشد.
یادآور می شود موارد نقص را بایستی همان جا جهت رفع نقص به مسئول مربوطه در موسسه اعلام و تا حصول نتیجه نهایی پیگیری نماید.